Verarbeitung von Bewerberdaten Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, sich bei uns zu bewerben (z. B. per E-Mail, postalisch, über ein Online-Bewerbungsformular oder über digitale Kommunikationskanäle wie WhatsApp). Wenn Sie uns eine Bewerbung zukommen lassen, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten. Dazu können insbesondere gehören: - Kontakt- und Kommunikationsdaten (z. B. Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) - Bewerbungsunterlagen (z. B. Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse) - Angaben aus Bewerbungsformularen - Gesprächsnotizen aus Bewerbungsgesprächen - freiwillig übermittelte Zusatzinformationen Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt ausschließlich zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. Rechtsgrundlagen hierfür sind: - § 26 BDSG (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses) - Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) - Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), sofern Sie eine Einwilligung erteilt haben Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Weitergabe von Daten Ihre personenbezogenen Daten werden innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an Personen weitergegeben, die an der Bearbeitung Ihrer Bewerbung beteiligt sind. Zur Unterstützung des Bewerbungsprozesses können außerdem externe Dienstleister eingesetzt werden. In diesen Fällen erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Wir arbeiten hierbei regelmäßig mit dem Unternehmen Prein Consulting GmbH Holsteinischer Kamp 37 22081 Hamburg zusammen. Mit der Prein Consulting GmbH wurde ein entsprechender Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Kommunikation über WhatsApp Wir bieten Bewerbern optional die Möglichkeit, mit uns über den Messenger-Dienst WhatsApp zu kommunizieren. Anbieter ist: WhatsApp Ireland Limited 4 Grand Canal Square Grand Canal Harbour Dublin 2 Irland Wenn Sie uns über WhatsApp kontaktieren oder einer Kommunikation über diesen Kanal zustimmen, werden personenbezogene Daten verarbeitet. Dazu können insbesondere gehören: Telefonnummer Nachrichteninhalte übermittelte Dateien Zeitstempel der Kommunikation Die Nutzung von WhatsApp erfolgt ausschließlich auf freiwilliger Basis. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens) oder Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), sofern die Kommunikation über WhatsApp ausdrücklich gewünscht wird. Wir weisen darauf hin, dass WhatsApp personenbezogene Daten auch auf Servern außerhalb der Europäischen Union verarbeiten kann. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen zum Datenschutz bei WhatsApp finden Sie unter: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy Sie können die Kommunikation über WhatsApp jederzeit beenden und eine alternative Kontaktmöglichkeit nutzen (z. B. E-Mail). Einsatz automatisierter Kommunikation und KI-Assistenz Zur effizienteren Bearbeitung von Bewerbungen und Anfragen können automatisierte Systeme sowie KI-gestützte Assistenzlösungen eingesetzt werden. Diese Systeme können beispielsweise eingesetzt werden für: automatisierte Eingangsbestätigungen strukturierte Erfassung von Bewerberdaten Vervollständigung von Bewerbungsinformationen Terminvereinbarungen Anforderung fehlender Unterlagen Vorstrukturierung eingehender Nachrichten Dabei können eingehende Nachrichten oder übermittelte Informationen technisch verarbeitet werden, um diese strukturiert an zuständige Mitarbeitende weiterzuleiten. Es findet dabei keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Insbesondere gilt: Bewerbungen werden nicht ausschließlich automatisiert bewertet Entscheidungen über Bewerbungen werden immer von Menschen getroffen es findet keine Analyse von Emotionen, Persönlichkeitsmerkmalen oder Verhalten statt es werden keine automatisierten Bewerberprofile erstellt Die Systeme dienen ausschließlich der organisatorischen Unterstützung des Bewerbungsprozesses. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Organisation des Bewerbungsprozesses). Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Bewerbungsprozesse effizient zu organisieren und schneller auf Bewerbungen reagieren zu können. Einsatz automatisierter Telefoninterviews Im Rahmen des Bewerbungsprozesses können zur Terminvereinbarung, Datenerfassung oder zur strukturierten Vorabqualifizierung von Bewerbern automatisierte telefonische Systeme eingesetzt werden. Diese Systeme können Gespräche führen, Antworten aufnehmen oder Informationen strukturiert erfassen. Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden: Telefonnummer Gesprächsinhalte übermittelte Antworten auf Fragen zum Bewerbungsprozess Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur organisatorischen Unterstützung des Bewerbungsverfahrens. Die Systeme dienen insbesondere dazu: fehlende Informationen abzufragen Termine zu vereinbaren Bewerbungsdaten strukturiert zu erfassen Es findet keine automatisierte Entscheidung über eine Einstellung oder Ablehnung statt. Alle Entscheidungen im Bewerbungsverfahren werden durch menschliche Mitarbeitende getroffen. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Speicherung der Daten bei erfolgreicher Bewerbung Sofern Ihre Bewerbung erfolgreich ist, werden die von Ihnen eingereichten Daten auf Grundlage von § 26 BDSG und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zum Zwecke der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses in unseren Datenverarbeitungssystemen gespeichert. Aufbewahrung von Bewerbungsdaten bei Ablehnung Sofern wir Ihnen kein Stellenangebot machen können, Sie ein Stellenangebot ablehnen oder Ihre Bewerbung zurückziehen, behalten wir uns vor, die von Ihnen übermittelten Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bis zu 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens aufzubewahren. Diese Speicherung erfolgt zur möglichen Verteidigung gegen rechtliche Ansprüche aus dem Bewerbungsverfahren. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten gelöscht und physische Bewerbungsunterlagen vernichtet. Sofern ersichtlich ist, dass die Daten nach Ablauf der 6-Monatsfrist erforderlich sein werden (z. B. aufgrund eines drohenden oder anhängigen Rechtsstreits), erfolgt eine Löschung erst, wenn der Zweck für die weitere Aufbewahrung entfällt. Bewerber-Pool Eine längere Speicherung kann stattfinden, wenn Sie hierzu ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Dies gilt insbesondere für die Aufnahme in unseren Bewerber-Pool. In diesem Fall werden Ihre Bewerbungsdaten gespeichert, um Sie bei passenden Stellenangeboten kontaktieren zu können. Die Aufnahme in den Bewerber-Pool erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit widerrufen werden. Im Falle eines Widerrufs werden Ihre Daten unverzüglich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die Daten im Bewerber-Pool werden spätestens zwei Jahre nach Erteilung der Einwilligung gelöscht.